Actueel / Onze projecten

In het juridische diepe springen bij Universiteit Leiden

28-06-2022 3 minuten

Kortgeleden zat ik zelf nog in de studiebanken. Ik kan mij dan ook goed herinneren hoe stroef de communicatie met een examencommissie kon verlopen. Een aanvraag voor een vrijstelling of een minor aan een andere universiteit duurde zomaar zes weken. In mijn eerste maand bij Jong Morgens werd ik gevraagd om een aantal examencommissies binnen de Universiteit Leiden te ondersteunen. Interessant, want ik was erg benieuwd hoe het er aan de andere kant aan toe gaat. In deze blog lees je meer over mijn opdracht, aanpak en ervaringen als ambtelijk secretaris.  

De opdracht bij Universiteit Leiden

Universiteit Leiden verzorgt academisch bachelor- en masteronderwijs in Leiden en Den Haag. De universiteit is onderverdeeld in zeven faculteiten. De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is in 2021 als pilot gestart met een ambtelijk secretariaat om verschillende examencommissies binnen de faculteit te ondersteunen. Het doel van het ambtelijk secretariaat is om de efficiëntie, deskundigheid en onderlinge kennisuitwisseling van examencommissies te bevorderen.
Het ambtelijk secretariaat zocht halverwege 2021 een ambtelijk secretaris ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. De functie omvatte zowel het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden binnen het ambtelijk secretariaat als het bijdragen aan de doelen van het ambtelijk secretariaat.

 

De aanpak

In het juridische diepe springen

De eerste tijd heb ik mijzelf ondergedompeld in de werkwijzen van het ambtelijk secretariaat en de verschillende examencommissies. Zo hield ik overzicht in de mailboxen, notuleerde ik bij vergaderingen en stelde ik formele besluiten naar studenten op. Met mijn achtergrond als gezondheidswetenschapper, konden de juridische termen mij in het begin best overspoelen. Naarmate de weken vorderden, vond ik steeds meer mijn weg in alle soorten studentenverzoeken en de soms toch wel grote verschillen tussen opleidingen en examencommissies. Zo heb ik als een ware detective bewijsstukken verzameld van een mogelijke plagiaatzaak die was binnengekomen via een anonieme email. Ook kon ik examencommissies steeds beter adviseren over bijvoorbeeld de informatievoorziening naar studenten toe.

Projecten initiëren en uitvoeren

Toen ik de wet- en regelgeving beter kon plaatsen, heb ik een aantal projecten geïnitieerd die bijdragen aan de doelen van het ambtelijk secretariaat. Een van deze projecten bestond uit het starten van een facultaire nieuwsbrief voor examencommissies en het organiseren van een eerste kennisdelingssessie voor alle examencommissies binnen de faculteit.

Iets anders waar ik inhoudelijk in ben gedoken, is het borgen van de kwaliteit van tentamens. Dit is een belangrijke taak van examencommissies, waarvoor een juiste archivering van tentamendocumenten noodzakelijk is. Met de behoeften van de examencommissies in mijn achterhoofd, heb ik gekeken naar de praktische mogelijkheden en wettelijke kaders van archivering. Afsluitend heb ik elke opleiding geadviseerd over de juiste archivering, zodat de examencommissie de kwaliteit van tentamens kan borgen. Vlak voor het einde van mijn opdracht kreeg ik te horen dat de pilot van het ambtelijk secretariaat wordt omgezet naar een structureel orgaan. Ik vond het fijn om te horen dat de meerwaarde van het ambtelijk secretariaat door onze inspanningen duidelijk is geworden. Ik ben dan ook blij dat ik hier aan heb bijgedragen.

 

Ervaringen en geleerde lessen

Je eigen ontwikkeling vormgeven

Tijdens deze opdracht kwam ik terecht in een voor mij onbekende juridische omgeving. Ik vond het in het begin dan ook lastig om bijvoorbeeld zelfstandig formele besluiten op te stellen of een verbetering te adviseren. Gaandeweg heb ik mijn draai gevonden door het stellen van vragen, het bijwonen van overleggen en dingen uit te proberen. Ik heb geleerd om actief aan de slag te gaan met mijn eigen ontwikkeling door een aantal projecten zelf te initiëren en op te pakken. Hiermee heb ik direct mijn geleerde kennis over projectmanagement in de praktijk toegepast. Zo heb ik project- en bouwplannen gemaakt en nagedacht over communicatiestrategieën die passen bij desbetreffende opleidingen. Door hiermee aan de slag te gaan en zelfstandig keuzes te maken, heb ik mijn projecten succesvol afgerond.

Typisch Jong Morgens

Binnen het traineeship van Jong Morgens kan je aan de slag binnen de zorg, onderwijs en overheid. Deze opdracht laat zien dat je je als trainee prima kan aanpassen aan een voor jou nieuwe omgeving en functie. In mijn ogen zorgt dit juist voor een frisse blik, waardoor ik dingen die mij verwonderden kon teruggeven aan mijn collega’s. Volgens mijn opdrachtgever had ik niet sneller mijn weg kunnen vinden in de juridische wereld en de verschillende culturen van examencommissies. Ook zei hij dat ik mijn collega van het ambtelijk secretariaat op eigen initiatief veel werk uit handen heb genomen. Flexibel, ondernemend en ontzorgend. Typisch Jong Morgens.

 

Naast dat Luca ons erg uit de brand heeft geholpen met de lopende werkzaamheden, is zij ook vol enthousiasme met enkele projecten aan de slag gegaan. Het resultaat mag er zijn, we hebben nu iets in handen waar we op kunnen voortbouwen.

Aan de slag met organisatieontwikkeling bij Avans Hogeschool

20-04-2022 3 minuten
Lees meer

Werken als trainee in het hart van de pandemie

02-03-2022 3 minuten
Lees meer