Actueel / Projecten

Tijd voor inzicht in processen klinieksecretariaat Inforsa

19-04-2024 3 minutenMieke Wormgoor

Het secretariaat van een kliniek van Inforsa staat aan de vooravond van een organisatiebrede doorontwikkeling naar een hoger niveau. Hierbij hoort een vernieuwd takenpakket, maar de hoge werkdruk staat de ontwikkeling en vernieuwing in de weg. Aan Jong Morgens consultant Mieke de opdracht om de werkprocessen van het klinieksecretariaat in kaart te brengen en een verbeterslag te maken. Benieuwd hoe zij dit heeft gedaan? Lees dan verder.

Over Inforsa

De forensisch psychiatrische kliniek Inforsa biedt intensieve behandeling voor mensen met zeer ernstige psychiatrische problematiek. Vaak gaat dit samen met verslavingsproblematiek, ontwrichting en delictpleging. Inforsa is expert op dit gebied. Er wordt in de kliniek in gezamenlijkheid toegewerkt naar een passend perspectief voor de client, naasten en de maatschappij. Het klinieksecretariaat ondersteunt de behandelaren van de kliniek door te faciliteren bij patiënt-logistieke en administratieve werkzaamheden.

De vraag en aanpak

Eén sliertje uit een pan spaghetti

De grootste behoefte was het creëren van overzicht in de hoeveelheid en complexiteit van de werkprocessen van het secretariaat. De uitdaging zat vooral in de hoeveelheid informatie; er was eigenlijk te veel. Waar begin je dan, als je maar één spaghettisliertje tegelijk uit de pan wilt halen maar de rest ook meekomt? Ik stelde vragen en zocht naar bronnen van informatie en clusters in taken om deze op prioriteit en omvang te sorteren. Hierna maakte ik een plan van aanpak. Ik ontwikkelde een op ‘Lean’ gebaseerde structuur waarin ik op de volgende drie niveaus de werkprocessen per taak kon documenteren:

  1. Een stroomschema van ‘inkomende taak’ tot ‘resultaat’
  2. Een lijst met acties en de ervaren knelpunten
  3. Een bijbehorende werkinstructie waarin handelingen stap voor stap staan beschreven

Door deze aanpak werkte het secretariaat en ik één voor één de processen af en ontstond er een flow; een gedeelde missie om alles samen uit te pluizen.

Het resultaat

Door de bril die wij ‘Lean’ noemen

Lean is een managementfilosofie waarbij het denken en werken gaat om continu verbeteren. Het biedt een manier om processen in kaart te brengen en deze te optimaliseren. Voor het verbeteren van processen is inzicht nodig in zogenoemde verspillingen die in het proces zitten en deze aan te pakken. Het enkel in kaart brengen van de werkprocessen van het klinieksecretariaat was daarom voor mij nog niet voldoende.

Ik organiseerde een Lean-workshop voor de afdeling om hen door de bril van Lean te leren kijken. In deze sessie namen wij samen het interne toetsingscommissie-proces onder de loep via een Value Stream Map. Zo’n grote flap met allemaal post-its en swimminglanes. Verspillingen zoals dubbel werk, wachttijd en het corrigeren van fouten kwamen al snel boven tafel. Het resultaat zat hem dus niet alleen in het inzicht in het werk maar ook in de visie op het inrichten van processen en deze continu te willen verbeteren.

Geleerde lessen

Gewoon beginnen en MVP

Hoe vastberaden ik was om alles te begrijpen en overzicht te creëren, zo hard liep ik tegen de muur als er dan nog meer informatie bleek te zijn en ik dan opnieuw wilde beginnen. Ik leerde om ‘gewoon’ te beginnen, wetende dat het nog niet compleet was of in één keer goed zou zijn. Want een begin van het eindresultaat is hoe dan ook gelijk van waarde. Binnen Lean noemen we dit het Minimum Viable Product (MVP). Dit betekent dat het product genoeg functionaliteit heeft om voldoende waarde te hebben voor de gebruikers en het product zich door feedback kan blijven ontwikkelen.
Daarnaast is het ook makkelijker om continu te leren en te verbeteren dan steeds opnieuw te creëren.

Typisch Jong Morgens

Een team, een taak

Wat deze opdracht een typische Jong Morgens opdracht maakt is de afgebakende taak om samen met een afdeling werkprocessen in kaart te brengen en hierin een verbeterslag te maken. De opdracht liet daarnaast alle ruimte voor mijn creativiteit en frisse blik. De impact die procesverbetering heeft op mensen die werken op het klinieksecretariaat maakt het voor mij in het bijzonder een hele waardevolle opdracht. De bijdrage die ik hierdoor heb kunnen leveren aan het welzijn van medewerkers en de doorontwikkeling van de organisatie geeft mij een blij en voldaan gevoel. Ik kijk met een positief gevoel terug op een mooie en leerzame opdracht bij Inforsa.

Wil je meer weten over Jong Morgens?

Wil je weten wat Jong Morgens voor jouw organisatie kan betekenen of heb je vragen over het traineeship van Jong Morgens, neem dan contact op met Lianka Bruijnen.

Meer lezen?

Lees meer over de projecten van Jong Morgens.

Bekijk alle artikelen
Artikel

Van overleg tot Limburgse Vlaai: Een werktrip naar Maastricht

19-03-2024 2 minuten
Lees meer
Artikel

Een nieuwe manier van kennis delen, projectleider Open Education bij de TU Delft Library

06-03-2024 5 minuten
Lees meer
Artikel

Communicatie in de digitale gegevensuitwisseling: Een sprong in Regionale Zorgsamenwerking

13-02-2024 3 minuten
Lees meer
Artikel

Hoe creëer je een sfeer van plezier en betrokkenheid tijdens bijeenkomsten?

06-02-2024 2 minuten
Lees meer