Actueel / Projecten

Het verbeteren van de Haagse dienstverlening aan ondernemers

04-04-2024 3 minutenDanique de Jong

Vanuit Jong Morgens ging Danique de Jong aan de slag als programmasecretaris bij gemeente Den Haag om meer inzicht te krijgen in hoe de gemeente de dienstverlening aan Haagse ondernemers kan verbeteren. In haar rol ondersteunde zij het programmateam. In deze blog vertelt zij over haar aanpak, het resultaat en de kracht van samenwerken. 

Over gemeente Den Haag

De gemeente Den Haag is één van de vier grootste gemeentes van Nederland. Den Haag heeft een bijzondere positie als stad van vrede en recht. De stad trekt veel regeringsleiders, internationale organisaties, kenniscentra, hulporganisaties, bedrijven en studenten. Zij werken hier met elkaar samen en delen hun kennis. Ze werken aan nieuwe ideeën om wereldwijde problemen op te lossen en om een duurzame toekomst op te bouwen.

Waarom verbeteren we de dienstverlening?

Onvoldoende waardering

Elk jaar geeft de gemeente Den Haag de opdracht om de waardering van de dienstverlening aan ondernemers vast te stellen. Uit de afgelopen jaren bleek deze waardering vanuit het midden- en kleinbedrijf (MKB) onvoldoende. Dit betekende werk aan de winkel.

Om de dienstverlening aan ondernemers fors te verbeteren is het programma ‘Ondernemersdienstverlening’ gestart. Het programma ging in 2023 officieel van start en dient als een vierjarige proeftuin waarin geëxperimenteerd mag worden met verschillende verbeterinitiatieven.

In coronatijd heeft de Haagse dienstverlening al een impuls gekregen, onder meer via het Ondernemersportaal waar het Haagse MKB met vragen terecht kan. Dit werd in nauwe samenwerking met het MKB voortgezet met als doel informatie beter te ontsluiten en (vergunning)processen gemeente-breed logischer en efficiënter in te richten.

De aanpak

Gestructureerde ondersteuning

In juni 2023 startte ik als programmasecretaris Ondernemersdienstverlening binnen de gemeente Den Haag. Het was mijn rol om overzicht en structuur aan te brengen binnen het programma. Tijdens mijn opdracht groeide het programmateam langzaam uit tot een groter team. Ik ondersteunde de programmamanager bij het in kaart brengen van de driewekelijkse capaciteit, het identificeren van mogelijke knelpunten en het faciliteren van oplossingen richting collega’s. Daarnaast bracht ik op veel plekken meer structuur aan door het verzamelen en klaarzetten van bestuurlijke stukken, het plannen van overlegreeksen, het organiseren van interviews en het opzetten van een mailbox voor ondernemersdienstverlening.

Ook hielp ik om relevante stakeholders voor het programma in kaart te brengen. Om deze stakeholders te informeren schreef ik iedere maand de programma-update over de stand van zaken. Het was mooi om te zien dat mede hierdoor iedereen zich meer bewust werd van het belang van een integrale samenwerking tussen verschillende diensten en afdelingen.

Het resultaat

De mijlpalen uit 2023

Ik kan met trots zeggen dat we in het eerste jaar van het programma al veel hebben gedaan om de dienstverlening aan ondernemers te verbeteren. Ook dit jaar zal het programmateam hier mee doorgaan. Ik blik graag terug op een aantal hoogtepunten:

Antennegroep

Het afgelopen jaar hebben we drie keer samengezeten met een groep ondernemers, genaamd ‘de Antennegroep’. We hebben verschillende onderwerpen besproken, zoals ”Wat verwachten ondernemers van de gemeente?” en ”Wanneer doet de gemeente het goed?”

We hebben ook gesproken over hoe we het proces voor het aanvragen van gemeentelijke vergunningen, het Ondernemersloket en de informatie- en communicatiestroom kunnen verbeteren.

Onderzoek

Om de dienstverlening binnen de gemeente te verbeteren, doen we ook onderzoek naar verbeterpunten. Zo kunnen we beter problemen opsporen, optimaliseren en aanpassen waar dat nodig is. Op de lange termijn zal het programma ook een eigen ondernemerspanel opzetten, zodat de gemeente nog beter kan begrijpen wat er verbeterd kan worden.

Experimenten

We hebben een proef gedaan met een speciaal busje dat rondrijdt en informatie geeft aan ondernemers. In december 2023 zijn we de wijken ingegaan om te ontdekken hoe we de ondernemers in Den Haag het beste kunnen bereiken. Ook experimenteren we met verschillende manieren om ondernemers sneller en eenduidiger te helpen bij hun aanvragen. Een voorbeeld daarvan is dat we ondernemers nu vaker opbellen als er belangrijke beslissingen genomen moeten worden.

Kortom, mooie resultaten waarop het programmateam de komende jaren kan voortborduren!

Geleerde lessen

De kracht van samenwerken

Ik kijk terug op een mooie en leerzame tijd bij gemeente Den Haag. Tijdens deze opdracht heb ik gewerkt met leuke ambitieuze collega’s en heb ik meer ervaring met programmamanagement kunnen opdoen. Het is waardevol om te zien hoe ik kennis vanuit onze trainingen bij Jong Morgens ook in de praktijk kon toepassen. Zo ondersteunde ik bij een pilot over het herschrijven van gemeentelijke brieven, hielp ik met het in kaart brengen van belangrijke stakeholders en organiseerde ik verschillende sessies. Ook leerde ik veel over de organisatiestructuur binnen de gemeente en het belang van samenwerking.

Typisch Jong Morgens

Kennisdeling en ontzorgen

Bij de gemeente Den Haag kreeg ik er veel energie van als ik mijn team wist te ontzorgen. In een dynamische organisatie helpt het om vooruit te denken en te anticiperen in plaats van te reageren. Tijdens mijn opdracht werd ik ondersteund door ervaren collega’s vanuit Morgens. Om de kennis die ik in deze opdracht heb opgedaan met hen te kunnen delen verzorgde ik binnen Morgens een presentatie over het programma. Al met al heb ik een zeer fijne en leerzame tijd gehad.

Wil je meer weten over Jong Morgens?

Wil je weten wat Jong Morgens voor jouw organisatie kan betekenen of heb je vragen over het traineeship van Jong Morgens, neem dan contact op met Lianka Bruijnen.

Meer lezen?

Lees meer over de projecten van Jong Morgens.

Bekijk alle artikelen
Artikel

Van overleg tot Limburgse Vlaai: Een werktrip naar Maastricht

19-03-2024 2 minuten
Lees meer
Artikel

Een nieuwe manier van kennis delen, projectleider Open Education bij de TU Delft Library

06-03-2024 5 minuten
Lees meer
Artikel

Communicatie in de digitale gegevensuitwisseling: Een sprong in Regionale Zorgsamenwerking

13-02-2024 3 minuten
Lees meer
Artikel

Hoe creëer je een sfeer van plezier en betrokkenheid tijdens bijeenkomsten?

06-02-2024 2 minuten
Lees meer