Actueel / Projecten

Slimme werkstromen: Een To-Do Lijst voor Administratieve Efficiëntie

21-05-2024 2 minutenInge Hendriks

Vanuit Jong Morgens ging Inge Hendriks aan de slag als Business Analist bij de Universiteit van Amsterdam om een to-do lijst te ontwikkelen voor de onderwijslogistieke werkzaamheden van vakcoördinatoren. In deze blog deelt ze haar aanpak, het resultaat en de geleerde lessen.

Over de Universiteit van Amsterdam

De Universiteit van Amsterdam is sinds 1632 een inspiratie voor studenten, een voorhoedespeler in de internationale wetenschap en een partner in vernieuwing. De universiteit is een innovatieve, bevlogen en onafhankelijke universiteit die werkt aan een duurzame en welvarende toekomst. Het kapitaal van de UvA bestaat uit de kennis, talenten en motivatie van het wetenschappelijk en ondersteunend personeel. Op verschillende locaties in Amsterdam werken en studeren 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi en 40.000 studenten samen.

De vraag en aanpak

Waarom een to-do lijst

Vanuit verschillende hoeken kwamen geluiden dat docenten een hoge werkdruk ervaren, vooral bij de onderwijslogistieke taken die meer tijd kosten dan nodig lijkt. Het projectteam Goed Geïnformeerde Docenten (GGD) binnen het Programma Onderwijslogistiek (POL) signaleerde dat het huidige systeem niet voldeed aan de wensen van de vakcoördinatoren. Er was behoefte aan een overzicht van onderwijslogistieke taken om de stress, onzekerheid en administratieve lasten voor vakcoördinatoren te verminderen. Zo ontstond het idee van een to-do lijst in een ondersteunende app.

Van het idee tot de puntjes op de i

In september 2023 startte ik als Business Analist bij de Universiteit van Amsterdam voor het ontwikkelen van een to-do lijst voor vakcoördinatoren. Ik begon met het verzamelen van contactgegevens en bestaande informatie van de universiteit. Vervolgens voerde ik twee interviewrondes met opleidings- en vakcoördinatoren. In de eerste ronde maakte ik kennis, verzamelde ik algemene informatie en kreeg ik inzicht in de organisatiestructuur. De tweede ronde was gericht op diepgaandere gesprekken over de specifieke taken van vakcoördinatoren. Op basis van deze interviews en documenten ontwikkelde ik een concept to-do lijst. Deze lijst werd vervolgens uitvoerig besproken tijdens een werksessie met de stakeholders, waaronder voornamelijk vakcoördinatoren en opleidingscoördinatoren. Ten slotte hebben we met een selecte groep opleidingscoördinatoren de laatste puntjes op de i gezet.

Het resultaat

Het resultaat is een gedragen to-do lijst die vakcoördinatoren helpt bij het plannen, voorbereiden, uitvoeren en afronden van vakken. De lijsten zijn afgestemd op de verschillen binnen de faculteiten en opleidingen van de universiteit. Deze lijsten worden geïntegreerd in een speciale app die momenteel in de pilotfase zit, met het doel om uiteindelijk in te zetten binnen de gehele universiteit.

Geleerde lessen

Dit was mijn eerste opdracht en ik heb er enorm veel van geleerd. Het was een project met één duidelijke deliverable: de to-do lijst. In een korte periode sprak ik met veel verschillende mensen en creëerde ik overzicht. Het proces van het samenstellen van de to-do’s heeft mijn analytische vaardigheden versterkt en me geholpen om complexe informatie te structureren. Bovendien was het erg leerzaam om te zien hoe het tot stand kwam. Ik leerde dat het belangrijk is om goed samen te werken met de kenniseigenaren en om keuzes te overleggen met de betrokkenen. Interessant genoeg merkte ik dat als je wat verder van de inhoud afstaat, je makkelijker het overzicht kunt bewaren van het grote plaatje.

Typisch Jong Morgens

Tijdens de opdracht ervaarde ik veel vrijheid om te werken volgens de ‘Morgens Way of Working’. Van de gestructureerde aanpak voor een effectieve werksessie tot de persoonlijke aspecten in de relatie en het ontzorgen. Hierdoor hebben we flinke stappen kunnen zetten tijdens de opdracht. Gedurende het hele proces werd ik ondersteund door een ervaren collega van Morgens en hadden we regelmatig contact met de product owner van de universiteit. Ik kijk terug op een fijne en leerzame tijd bij de universiteit en beschouw het als een succesvolle samenwerking!

“Inge werkt zelfstandig en gestructureerd, met regelmatig korte afstemmomenten. Fijne samenwerking dus. Het resultaat was precies wat we er van hadden verwacht!”
– Robert Buzink, Product Owner UvA

Wil je meer weten over Jong Morgens?

Wil je weten wat Jong Morgens voor jouw organisatie kan betekenen of heb je vragen over het traineeship van Jong Morgens, neem dan contact op met Lianka Bruijnen.

Meer lezen?

Lees meer over de opdrachten van Jong Morgens.

Bekijk alle artikelen

Tijd voor inzicht in processen klinieksecretariaat Inforsa

19-04-2024 3 minuten
Lees meer
Artikel

Het verbeteren van de Haagse dienstverlening aan ondernemers

04-04-2024 3 minuten
Lees meer
Artikel

Van overleg tot Limburgse Vlaai: Een werktrip naar Maastricht

19-03-2024 2 minuten
Lees meer
Artikel

Een nieuwe manier van kennis delen, projectleider Open Education bij de TU Delft Library

06-03-2024 5 minuten
Lees meer