Let op: kamelen op de werkvloer!

Wie zegt dat documenten opruimen saai is heeft dit nog nooit met een kamelenrace gedaan! Tijdens de coronapandemie is van de één op de andere dag thuiswerken de norm geworden. Omschakelen naar digitaal werken en iedere werknemer die zijn eigen werkomgeving creëert. De perfecte bodem voor een wildgroei aan mappen, Teams-kanalen en bestanden op veel verschillende plekken op SharePoint. Ook in een crisisorganisatie is dit fenomeen maar al te veel waarheid.

In deze blog vertelt Kimberly over hoe zij de klus van orde scheppen op een creatieve manier te lijf is gegaan tijdens haar opdracht bij de crisisorganisatie Landelijke Coördinatie Covid-19 Bestrijding (LCCB). En dit ging op een kameel!

Digitale wildgroei aan documenten

Iedereen die digitaal werkt, herkent het wel: weer die ene collega bellen om te vragen waar zij een bestand hebben opgeslagen nadat je al tien mapjes hebt geopend. Er bestaan structuren genoeg om dit makkelijker in te richten, maar dan moet het nog wel een keer goed opgeruimd worden. Zo ook bij mijn opdracht bij de LCCB, waar ik in 2021 en 2022 heb meegedraaid in de programmalijn Zorg Continuïteit. Je leest hier meer over deze klantcase. Daarnaast is het opruimen en ordenen van deze wildgroei aan bestanden en mappen niet de leukste klus. Hoe je dit aanpakt? We maken er een wedstrijdje van!

Om alle opgedane kennis en kunde opgedaan tijdens de COVID-19-pandemie goed te borgen, is een groot transitie traject in gang gezet bij de LCCB. Hierbij is de programmalijn Zorg Continuïteit de eerste lijn die van de crisisorganisatie is overgegaan naar de staande organisatie van GGD GHOR Nederland (GGD GHOR NL). Deze transitie houdt ook in dat alle producten, processen en kennis opgeruimd, overgezet en overgedragen moeten worden aan het team in de staande organisatie. Een taaie klus op het eerste gezicht, maar niets is minder waar. Met een goede voorbereiding en een klein wedstrijdelement is SharePoint van een onoverzichtelijke plek naar een gestructureerde en opgeruimde omgeving getransformeerd waar informatie binnen één minuut vindbaar is.

De tweedaagse kamelenrace

De voorbereiding is essentieel. De eerste stap is het creëren van een overzicht van alle producten, diensten en processen die de programmalijn vormen. Vervolgens is het gesprek gevoerd met de ontvangende partij, GGD GHOR NL, over hoe zij de informatie graag willen ontvangen. Van thema’s en mappen tot aan het niveau van bijbehorende procesbeschrijvingen. Met deze informatie op zak heb ik het draaiboek voor de tweedaagse kamelenrace in elkaar gezet en kon de race beginnen. Het doel van de kamelenrace is om alle producten en diensten binnen tien stappen van ongeorganiseerd naar opgeruimd en overzichtelijk te brengen, inclusief een product- en procesbeschrijving.

Twee dagen lang zaten wij met ons team fysiek bij elkaar om de kamelenrace te racen. Met behulp van een digitaal whiteboard zijn de ‘kameelproducten’ aan koppels toegewezen en in de startblokken gezet. Elk uur kwam het team samen om met elkaar de dilemma’s door te spreken, besluiten te maken en de kamelen te verplaatsen. Is dit een onderwerp voor een koude of warme overdracht? Is dit WOB-waardig? Welke versies willen we behouden? Met elke kameel die de finishlijn bereikte viel er een ‘kermiswaardige’ prijs te winnen. Na twee dagen zwoegen waren alle producten inclusief procesbeschrijvingen gereed. Tijd voor de overdracht en de prijsuitreiking!