Efficiëntie verbeteren met Value Stream Mapping

In een wereld waar efficiëntie en effectiviteit steeds belangrijker worden, zoeken organisaties naar methoden om hun processen te optimaliseren. Een geschikte methode is Value Stream Mapping (VSM), een tool afkomstig uit de Lean-methodologie. Jong Morgens consultants passen VSM toe bij verschillende opdrachtgevers in het publieke domein. In deze blog deelt Roos Jonkman hoe wij als Jong Morgens Consultants bekend raken met VSM en hoe het ons helpt om impact te maken bij onze opdrachtgevers.

Aan de slag

Bij Jong Morgens raakten we bekend met VSM tijdens de training Lean. Door middel van een simulatiespel (CarWorks) leren we hoe we processen analyseren en verbeteren en hoe een VSM wordt opgezet. Daarnaast passen we deze opgedane kennis toe in de praktijk bij opdrachtgevers.

Hoe gaan we te werk?

1. Organiseer een sessie en nodig de medewerkers die betrokken zijn bij het proces uit.
2. Hang een groot brown paper op en zorg voor voldoende post-its en stiften.
3. Breng de klantwens en vervolgens het proces visueel in kaart door stap voor stap de acties uit het proces op post-its uit te werken.
4. Breng gezamenlijk de knelpunten in kaart.
5. Bepaal samen op welke knelpunten wordt gefocust en maak samen een actieplan om verbeteracties door te voeren.

Toepassing in de praktijk

Bij verschillende opdrachtgevers heeft het toepassen van VSM geleid tot mooie resultaten.

• Onze Lieve Vrouwen Gasthuis (OLVG): bij het OLVG heeft Roos het aanmeld-, opname-, behandel-, en ontslagproces van patiënten op de verpleegafdeling psychiatrie onder de loep genomen. VSM hielp te verduidelijken welke acties bij welke functies horen. Het bracht ook knelpunten aan het licht waarmee de medewerkers van het OLVG direct aan de slag konden om verbeteringen door te voeren.
• Inforsa: Mieke heeft bij het secretariaat van een Inforsa kliniek het interne toetsingscommissie werkproces in kaart gebracht. De VSM-methode heeft het team inzicht gegeven in de omvang en complexiteit van de stappen in het proces. Door de VSM zijn verspillingen zichtbaar geworden waarna verbeterpunten bij het team zijn opgehaald.
• GHOR Rotterdam-Rijnmond: Mitchel heeft bij de GHOR Rotterdam-Rijnmond kritisch gekeken naar het evenementenadviseringproces. De GHOR buigt zich over de vraag wat er bij een specifiek evenement, zoals de Marathon van Rotterdam, kan misgaan op het gebied van publieke gezondheid en veiligheid. Of anders gezegd; wat moet de organisator doen in de voorbereiding om problemen te voorkomen. Samen met de evenementenadviseurs van de GHOR heeft Mitchel het proces in kaart gebracht, de waarde en verspillingen bepaalt en verbeteracties uitgewerkt.
• Universiteit van Amsterdam: Jeroen heeft VSM toegepast bij de bedrijfsvoering van de faculteit Geesteswetenschappen. Het proces van vacaturestelling tot indiensttreding van postdocs stond bekend als proces waarin nog veel te verbeteren viel. Door het proces inclusief knelpunten met alle betrokken partijen aan tafel in kaart te brengen ontstond er veel begrip voor en inzicht in elkaars werk. Jeroen heeft het projectteam vervolgens op weg geholpen met de uitwerking van oplossingen voor de knelpunten met de hoogste prioriteit. Inmiddels is het projectteam zelfstandig aan de slag met de realisatie hiervan.

Bovenstaande voorbeelden laten zien dat VSM een bruikbare tool is voor elke organisatie die streeft naar continue verbetering.