De Jong Morgens Way of Programmaondersteuning

De rol van (programma)secretaris is er één die vaak achter de schermen plaatsvindt, maar die van groot belang is voor het slagen van programma’s met maatschappelijke impact. Binnen Jong Morgens nemen meerdere collega’s deze rol op zich in uiteenlopende contexten: van zorg tot overheid, en van beleidsontwikkeling tot uitvoering. Wat ze gemeen hebben? Een verbindende houding, overzicht houden én oog voor details.

De rol van programmasecretaris: van kwartiermaken tot governance tot strategie

Bij de Regio Deal Metropoolregio Amsterdam West (MRA West) kregen twee Jong Morgens collega’s de kans om in verschillende fases van het programma een bijdrage te leveren als programmasecretaris. In een Regio Deal werken Rijk en regio samen om de kwaliteit van leven, werken, wonen, ondernemen, veiligheid, onderwijs en recreëren in regio’s verspreid over Nederland te vergroten. Nikita werkte aan de voorbereidingen in de kwartiermakersfase, waarin het convenant werd opgesteld en partijen zich committeerden. Toen dit traject afgerond was, nam Nikki het stokje over in de volgende fase: de uitvoering.

In de startblokken: Nikita in de kwartiermakersfase van de Regio Deal MRA West

Nikita ondersteunde de kwartiermaker bij de kwartiermakersfase, de fase tussen de selectie van de aanvraag en het ondertekenen van het convenant. In deze fase werkte ze aan het opstellen van een breed gedragen convenant. In het convenant beschrijven de betrokken partijen op welke thema’s de regio wil inzetten om de brede welvaart in het gebied te verbeteren. Als programmasecretaris ondersteunde Nikita in het organiseren van bijeenkomsten met de betrokken partijen om de plannen concreet uit te werken en werkte ze actief mee met het schrijven van het convenant. Daarnaast ondersteunde ze de kwartiermaker in haar dagelijkse werkzaamheden, zoals het onderhouden van contact met alle partijen en bewaken van de acties en planning. De gezamenlijke inzet van alle betrokkenen leidde uiteindelijk tot een hoogtepunt: met de ondertekening door minister Mona Keijzer werd het convenant goedgekeurd door het Rijk, wat betekende dat het geld beschikbaar kwam en de regio aan de slag kon gaan met de plannen.

Van convenant naar start van projecten met impact: Nikki in de uitvoeringsfase van de Regio Deal MRA West

Met het ondertekende convenant als stevig fundament, begon voor Nikki de fase waarin de samenwerking écht tot uitvoering kwam. Als programmasecretaris werkte ze vanuit de gemeente Velsen aan het inrichten en ondersteunen van de uitvoering van de Regio Deal MRA West. De dynamiek veranderde: waar eerder de focus lag op het vormen van de samenwerking, draaide het nu om het realiseren van concrete projecten en het goed laten verlopen van besluitvorming, communicatie en samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Een van de eerste grote mijlpalen was de kick-off van het programma, begin 2025. Nikki organiseerde dit samen met het Regio Deal-team als feestelijk maar inhoudelijk startmoment voor vier jaar aan projecten die buurten versterken, beweging stimuleren en gezondheid bevorderen. Tegelijkertijd werkte ze achter de schermen nauw samen met de programmamanager. Ze ondersteunde in de dagelijkse werkzaamheden, bewaakte de planning en zorgde dat afspraken werden opgevolgd. Ook was ze actief in het leggen en onderhouden van contacten in de regio, en speelde ze een rol in het vormgeven van een werkbare en gedragen governance-structuur.

Structuur en overzicht op strategisch niveau: Naomi als directiesecretaris bij Avans

Bij Avans Creative Innovation, een academie van hogeschool Avans, was Naomi op managementniveau nauw betrokken bij strategische en beleidsmatige vraagstukken. In haar rol als directiesecretaris faciliteerde zij de directie-overleggen, zette acties uit en bewaakte het overzicht van de te bespreken onderwerpen. Naomi bracht hierin haar eigen aanpak door een nieuw agendaformat en een proces te ontwikkelen waarbij agendapunten geagendeerd, besproken en opgevolgd worden. Door dit gestructureerde proces werd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en welke besluiten op welk moment genomen worden. In samenspraak met de directie evalueerde zij dit proces en inmiddels bevindt zij zich in de fase van overdracht, volgens het principe: voordoen, samendoen, zelf doen. Als directiesecretaris zorgde Naomi voor structuur, bewaakte zij het overzicht en sloeg zij de brug tussen de directie en strategische stakeholders.

Het werk van Nikita, Nikki en Naomi laat goed zien hoe veelzijdig de rol van programmasecretaris is. Het vraagt om scherpte en overzicht, maar ook om gevoel voor proces en samenwerking. Het schakelen tussen inhoud, mensen en organisatie maakt het werk afwisselend, leerzaam en impactvol. Daarbij brengen zij niet alleen structuur, maar ook beweging in complexe trajecten – bijvoorbeeld door interactieve werkvormen, het actief betrekken van stakeholders en het zichtbaar maken van voortgang. Juist in deze aanpak komt de Jong Morgens Way of Working tot uiting: met aandacht voor de mens, energie in het proces en altijd gericht op duurzame samenwerking. Zo maken zij als jonge consultants zichtbaar verschil.