Waarom VluchtelingenWerk Den Haag?
Na twee jaar sluiten de consultants van Jong Morgens het traineeship af met een project bij een non-profit organisatie. Dit jaar was de keuze voor VluchtelingenWerk Den Haag snel gemaakt. In een tijd waarin de hulp aan vluchtelingen harder nodig is dan ooit, wilden we ons inzetten voor een organisatie die essentieel werk verricht. Bovendien was er een directe link: een collega van ons werkte als vrijwilliger bij VluchtelingenWerk Den Haag en stelde ons voor aan de organisatie. Samen met hen inventariseerden we de behoefte en waar wij de meeste impact konden maken. Uiteindelijk kwamen we uit op twee projecten: het opstellen van een lokale missie en visie, en het verbeteren van de informatievoorziening.
Missie en visie: True North
Het eerste project richtte zich op het formuleren van een missie en visie voor locatie Den Haag. Het doel was om helder te krijgen waar deze specifieke locatie voor staat en wat hun toekomstvisie is. Hiervoor maakten we gebruik van de True North-methodiek, afkomstig uit de Lean-filosofie. Deze methodiek helpt organisaties om een stip op de horizon te bepalen; een ambitieus maar haalbaar doel dat richting geeft aan de dagelijkse verbeteringen en waarde creatie binnen de organisatie.
Bij het ontwikkelen van de True North hebben we vragen beantwoord als:
- Wie is onze klant, voor wie doen we dit werk?
- Wat is onze ambitie, welke organisatie willen we zijn?
- Wat willen we concreet bereiken?
- Wat zijn onze kernwaarden?
- Welke strategische lijnen ondersteunen het realiseren van onze ambitie en doelen?
- Wat is ons fundament, welke basis hebben we minimaal nodig om goed te kunnen functioneren?
Om deze vragen te beantwoorden, organiseerden we drie interactieve werksessies met zowel medewerkers als vrijwilligers. Deze sessies leverden waardevolle discussies en inzichten op, en resulteerden in een duidelijke True North-piramide. Deze piramide dient als inspiratiebron en helpt zowel medewerkers als vrijwilligers om dagelijks te werken aan de verbetering van de organisatie én zichzelf.
Verbeteren van de informatievoorziening
De informatievoorziening binnen de afdeling Maatschappelijke Begeleiding was het tweede vraagstuk waar Vluchtelingenwerk Den Haag hulp bij kon gebruiken. Voor nieuwe vrijwilligers was de informatie onduidelijk en overweldigend. Daarnaast ging bij het vertrek van oudgedienden vaak veel kennis verloren. De geplande migratie naar Sharepoint was een goed moment om hiermee aan de slag te gaan. Wat we voor ogen hadden? “In plaats van een oerwoud aan informatie is er een bos aangelegd met wandelpaden en richtingsborden.”
Een logisch startpunt was de vrijwilligershandleiding: een document van 73 pagina’s waarin niet makkelijk te navigeren valt, maar wel de basis vormt voor de informatievoorziening bij Vluchtelingenwerk Den Haag. Vrijwilligers houden deze handleiding erbij als naslagwerk tijdens gesprekken met vluchtelingen.
Na een aantal gesprekken met vrijwilligers en medewerkers binnen Vluchtelingenwerk Den Haag gingen we aan de hand van de volgende stappen te werk:
- Verander de naam van de vrijwilligershandleiding naar ‘gesprekshandboek’ zodat duidelijk is dat alleen informatie die je nodig hebt tijdens gesprekken hierin moet komen te staan.
- Identificeer de belangrijke thema’s en wijs per thema een kenniseigenaar aan.
- Bepaal samen met de kenniseigenaren welke informatie in het gesprekshandboek moet komen te staan, en welke op Sharepoint.
- Organiseer een sessie met alle kenniseigenaren om (1) de rol van kenniseigenaar samen te definiëren, (2) de inhoudsopgave van het gesprekshandboek en de daarop aansluitende mappenstructuur op Sharepoint met elkaar vast te stellen en (3) werkafspraken te maken over de verdere uitwerking hiervan.
Zo hebben we een structuur aangebracht van waaruit Vluchtelingenwerk Den Haag verder kan. Helene de Coster (portefeuillehouder informatievoorziening) heeft er alle vertrouwen in dat dit gaat lukken: “Als we kennis samenbundelen en op een efficiënte manier updaten en beschikbaar stellen, creëren we met elkaar een krachtige organisatie. Bedankt voor jullie hulp Jong Morgens!”
Geleerde lessen
Deze opdracht bij Vluchtelingenwerk Den Haag was om meerdere redenen erg leerzaam, maar bovenal erg leuk om te doen! Als Jong Morgens consultant werk je veel samen om het traineeship vorm te geven, maar je werkt (bijna) nooit samen op een opdracht. Om na alle trainingen, intervisies en gezellige momenten ook samen een opdracht te doen is een waardevolle afsluiter van het traineeship.
Een grote les die we meenemen naar Morgens is hoe je nog steeds voortgang kan boeken in een omgeving waar de waan van de dag sterk aanwezig is. Een sponsor in de organisatie is dan extra belangrijk omdat diegene urgentie en draagvlak kan creëren. Ook kan het helpen om regelmatig fysiek aanwezig te zijn en dwong de waan van de dag ons om extra aandacht te steken in het borgen van de resultaten.