Cases / Overheid
“Nikita heeft ons erg geholpen met het succesvol implementeren van DT lokale belastingzaken. Ze kon snel het proces doorgronden en de medewerkers meenemen in de nieuwe werkwijze. Dat gaf bij de medewerkers veel rust.”
Lydia de Haan-Bot, Hoofd bedrijfsvoering, Rechtbank AmsterdamSinds 4 december 2023 is digitaal procederen mogelijk in beroep en hoger beroep voor alle belastingzaken. Dit geldt voor burgers, advocaten en andere professionals. Om de implementatie van digitaal procederen succesvol te laten verlopen bij het team Bestuursrecht van de Rechtbank Amsterdam werd de hulp ingeschakeld van Jong Morgens.
Nikita van Vliet ging aan de slag om de administratie te helpen bij het team Bestuursrecht. Zij heeft vanuit een meewerkende rol het digitale proces in kaart gebracht en de implementatie van de digitale zaakstroom binnen de bestaande processen, na de feitelijke implementatie, vormgegeven.
De Rechtspraak werkt stapsgewijs, zorgvuldig en beheerst aan de modernisering van, en digitale toegang tot juridische procedures. Met het project Digitale Toegang (Project DT) wil de Rechtspraak het voor rechtzoekenden en procesvertegenwoordigers mogelijk maken om zoveel mogelijk papierloos te procederen in bestuursrechtelijke en civielrechtelijke procedures. Digitaal procederen gaat via Mijn Rechtspraak, een beveiligd webportaal.
De overgang naar digitaal procederen in lokale belastingzaken zorgde voor een verandering in de manier van werken voor de medewerkers van de administratie. Op korte termijn moest een nieuw systeem ingevoerd worden, terwijl de druk bij de administratie al hoog was door de nodige achterstanden en een tekort aan capaciteit. Deze factoren maakten het een uitdaging om een nieuw systeem te implementeren en een nieuw proces creëren.
Toen ik startte was het nog twee weken tot de overgangsdatum. Daarom ging ik meteen aan de slag met het in kaart brengen van de nieuwe processtappen. Vervolgens nam ik de medewerkers mee in deze nieuwe processtappen en het nieuwe systeem. Daarnaast draaide ik mee in het administratieve proces en werd ik het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers van de administratie. Hierdoor kreeg ik steeds meer beeld bij de processtappen en de knelpunten in het proces, die ik dan weer kon bespreken en aanpakken met het projectteam.
Aan het einde van mijn opdracht was de implementatie Digitale Toegang voor lokale belastingzaken afgerond en was het merendeel van de medewerkers bekend met het nieuwe systeem en het nieuwe proces. Daarnaast lag er een werkinstructie, zodat voor alle betrokkenen duidelijk was wat het nieuwe proces is en nieuwe medewerkers makkelijker kunnen worden ingewerkt op het proces. Ook heb ik een start gemaakt met het herzien van de inhoudelijke processtappen om meer consistentie te creëren tussen de verschillende zaakstromen binnen Bestuursrecht. Tot slot heb ik geadviseerd over hoe de volgende Digitale Toegang trajecten binnen Bestuursrecht het beste kunnen worden vormgegeven.
In mijn tijd bij de administratie heb ik veel geleerd over wat er allemaal komt kijken bij een digitaliseringsproces in de wereld van de Rechtspraak. Wat ik hieruit meeneem is dat je van tevoren wel mogelijke knelpunten in kaart kunt brengen, maar dat je pas echt inzicht hebt als je bent overgestapt naar het nieuwe systeem. Pas dan ervaar je wat wel of niet werkt en kun je hierop bijsturen. Het blijft natuurlijk van belang om vooraf na te denken over de mogelijke knelpunten, maar des te belangrijker om ook flexibel te blijven!
Wat deze opdracht voor mij typisch Jong Morgens maakte, is het feit dat ik zowel administratief meewerkte als meedacht over het proces. Door ook administratieve werkzaamheden uit te voeren, kon ik zelf ervaren wat de knelpunten in het proces waren. Ik was echt onderdeel van het team, waardoor ik veel meekreeg en dit ook kon meenemen in het in kaart brengen en verbeteren van het proces. Daarnaast kreeg ik ook veel vrijheid om mijn rol zelf in te vullen, omdat het geen vaste functie was. Al met al kijk ik terug op een interessante tijd en ben ik dankbaar voor het kijkje in de keuken bij de administratie van Bestuursrecht!
Wil je weten wat Jong Morgens voor jouw organisatie kan betekenen of heb je vragen over het traineeship van Jong Morgens, neem dan contact op met Lianka Bruijnen.