VNG Realisatie speelt een belangrijke rol in het helpen van gemeenten bij het implementeren van beleid en het verbeteren van de gemeentelijke organisatie. Het programma organisatieontwikkeling heeft als doel om samen te bouwen aan VNG Realisatie als organisatie waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en vanuit de eigen rol bijdraagt aan de gezamenlijke opdracht: een sterke uitvoering voor haar leden.
De vraag en de aanpak
Structuur aanbrengen en samenwerking faciliteren
Toen ik begon, was het programma organisatieontwikkeling volop in opbouw. De uitdagingen lagen vooral in het creëren van overzicht, het zorgen voor een goede overlegstructuur en het ondersteunen van de andere teamleden.
Mijn taken varieerden van het plannen en faciliteren van bijeenkomsten tot het visualiseren van programmaonderdelen. Zo hebben de organisatieadviseur en ik een nulmeting uitgevoerd bij 20 verschillende teams. Met behulp van de methode Rich Picturing brachten we met elk team de organisatie visueel in kaart. Een van de andere projecten waar ik mij mee bezig hield, was de doorontwikkeling van de kenniscentra die voor VNG Realisatie de expertise zowel borgen als integraal inzetten. Naar aanleiding van een onderzoeksrapport van een externe partij waarin een aantal aanbevelingen naar voren kwamen, heb ik mij beziggehouden met de vervolgstappen hiervan. Ik stelde samen met de portfoliomanager een implementatieplan op en werkte aan de standaardisatie van kennisborging van de kenniscentra.
Daarnaast organiseerde ik de collectieve leiderschapsdagen bij verschillende gemeenten in Nederland. Een superleuke manier om in contact te komen met het bredere werkveld en verschillende leden (gemeenten) van de VNG te leren kennen. Het was mijn taak om niet alleen operationeel in het programma te ondersteunen, maar ook te signaleren, meedenken en verbinding te leggen met collega’s en externe partijen.
Het resultaat
Structuur en betrokkenheid vanuit de organisatie
Gedurende het afgelopen jaar was ik betrokken bij veel verschillende programmaonderdelen. Specifiek als programmamedewerker resulteerde mijn werk in structuur en overzicht binnen het programma. Ik zorgde daarnaast voor visualisatie en betrok verschillende medewerkers actief bij het programma door hen een rol te geven in de sparringgroep.
Als kernteam hebben we het afgelopen jaar mooie stappen gezet. Zo zijn een aantal teams gestart met het werken met doelgerichte teamontwikkelplannen, zijn er gezamenlijke kernwaarden geformuleerd en organiseerden we een week vol activiteiten tijdens de Week van het Werkgeluk.
Geleerde lessen
Flexibiliteit en soms juist de touwtjes wat laten vieren
Gedurende deze opdracht heb ik geleerd hoe belangrijk flexibiliteit kan zijn, vooral in een grote en dynamische organisatie waar prioriteiten snel kunnen veranderen. Het was daarin belangrijk om mee te kunnen bewegen, maar ook goed te begrijpen hoe de lijnen lopen en hoe de organisatie in elkaar zit.
Wat deze opdracht extra interessant maakte, was dat ik veel veranderingen van dichtbij meemaakte. Niet alleen in het programma, maar ook in de organisatie. Het thema organisatieontwikkeling raakt veel onderdelen van de organisatie, waardoor wij als programma bij veel ontwikkelingen werden betrokken.
Ik heb ook geleerd om op sommige momenten de touwtjes wat te laten vieren. In het begin had ik de neiging om de overleggen heel efficiënt en strak voor te zitten. De overleggen waren daardoor heel efficiënt, maar we misten soms ook het diepere gesprek. Door ruimte in te bouwen voor het gesprek haalden we juist meer uit de overleggen.
Typisch Jong Morgens
Zelfstandigheid en creatieve werkvormen
Wat deze opdracht typisch Jong Morgens maakte, was dat ik de vrijheid kreeg om deze rol zelfstandig te vervullen terwijl ik ook een projectcoach had die met mij meedacht over bepaalde vraagstukken. Daarnaast zette ik regelmatig creatieve werkvormen in tijdens bijeenkomsten en maakte ik veel gebruik van visualisatietools. Zo kon ik mijn creativiteit inzetten om informatie op een leuke en duidelijke manier over te brengen.