Werken bij 113 zelfmoordpreventie, hoe ik mij heb ingezet voor minder suïcides

De missie van Stichting 113 Zelfmoordpreventie is een land waarin niemand eenzaam en radeloos sterft door zelfmoord, iets wat helaas nog steeds zeer relevant is. Het afgelopen jaar heeft Luca van Houwelingen zich als programmasecretaris bij de Landelijke Agenda Suïcidepreventie ingezet voor dit ontzettend belangrijke doel. Ben je benieuwd hoe zij haar bijdrage heeft geleverd en hoe zij haar tijd bij 113 heeft ervaren? Lees dan verder.  

Het werken als programmasecretaris

Bij 113 Zelfmoordpreventie is een programmateam samengesteld om alle projecten in de Landelijke Agenda Suïcidepreventie goed te laten verlopen. Binnen het programma heeft de programmasecretaris een centrale rol. Als programmasecretaris zorg je ervoor dat het programma goed loopt. Zo heb je contact met verschillende hiërarchische lagen binnen het programma, waardoor je altijd op de hoogte bent van wat er in het programma gebeurt. Hierdoor kan je vooruitkijken, hierop anticiperen en tijdig knelpunten signaleren. Bij aanvang van mijn opdracht werden, naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden, twee focuspunten genoemd: het versterken van de samenwerking binnen het programma en het ondersteunen in de opzet van stakeholdermanagement.

Mijn aanpak en resultaten

Je weg vinden in een programma

Om mijn werk als programmasecretaris goed uit te kunnen voeren, heb ik in korte tijd mijn weg moeten vinden in een groot programma met uiteenlopende partnerorganisaties. Hoe ik dat heb gedaan? Veel overleggen bijwonen, veel vragen stellen, veel documenten doornemen en vooral gewoon doen. Bij mijn afscheid dachten een aantal collega’s dat ik al jaren rondliep bij 113, dus ik kan wel stellen dat het gelukt is om mijzelf snel onder te dompelen in de organisatie.

Van programmaplanning tot kwartaalrapportages

In mijn opdracht heb ik veel uiteenlopende taken opgepakt, dus ik vind het een uitdaging om dit kort op papier te zetten. De typische programmasecretaris taken die ik heb uitgevoerd waren bijvoorbeeld het maken van de programmaplanning, het voorbereiden van overleggen en het bijwerken van de programmadocumentatie. Elke zes weken coördineerde ik de rapportagecyclus en stelde ik de programmarapportage op basis van de aangeleverde projectrapportages. Hierbij dien je jezelf steeds af te vragen welke informatie relevant en volledig is om mee te nemen in de programmarapportage, omdat de rapportages gebruikt worden voor de stuurgroepoverleggen en voor de financiële verantwoording. Coördinatoren en projectleiders wisten mij al snel te vinden voor allerlei vragen, zoals over het inwerken, het rapporteren, geplande bijeenkomsten en de spelregels binnen het programma. Zo kreeg ik direct een inkijkje waar collega’s tegenaan liepen, waardoor ik verbeteracties kon voorstellen en oppakken binnen het programmateam.

Professionaliseringslag programma

Naast de reguliere programmasecretaris taken, heb ik een aantal verbeteracties opgepakt om de programmaorganisatie verder te professionaliseren. Zo heb ik twee interactieve bijeenkomsten georganiseerd voor alle programmamedewerkers, zodat men op de hoogte werd gebracht van de inhoud van andere projecten. Door deze bijeenkomsten wisten projectleiders elkaar beter te vinden bij vragen en werden afhankelijkheden tussen projecten eerder opgemerkt. Een ander onderwerp waar ik mij op heb gefocust, is de samenwerking met alle partnerorganisaties van de Landelijke Agenda Suïcidepreventie. Zo hebben we de jaarlijkse bijeenkomst van de Brede Coalitie georganiseerd, om de ruim zestig aangesloten organisaties nog meer bij te laten dragen aan het oplossen van het probleem en de onderlinge samenwerking te bevorderen. Daarnaast heb ik met collega’s een proces vastgesteld om nieuwe organisaties te laten aansluiten bij het programma, zodat dit proces effectiever en minder tijdsintensief wordt. Tot slot heb in een inwerkproces vastgesteld en heb ik voor de verschillende functies binnen het programma inwerkdocumenten gemaakt. Zo kunnen nieuwe programmamedewerkers een vliegende start maken binnen de Landelijke Agenda Suïcidepreventie.

“Luca was vanaf dag één een belangrijke spil in het programma. Ik was erg onder de indruk van haar zelfstandigheid in het soepeltjes laten draaien van de programmaprocessen. Tegelijk was ze een enorm fijne collega die makkelijk verbinding vond met iedereen in het programma!”

– Jesse van der Mijl, programmaleider Landelijke Agenda Suïcidepreventie

Geleerde lessen

Benodigde details, prioriteiten en heldere communicatie

Daarnaast heb ik ervaren dat het in zo’n groot programma niet mogelijk is om van alle projecten allerlei details te weten. Ik heb geleerd welke details wél nodig zijn om de voortgang binnen het programma te bewaken, en ook vooral welke details niet. Omdat je als programmasecretaris zo centraal in het programma staat, kwamen vaak vanuit allerlei richtingen hulpvragen mijn kant op. De ene urgenter dan de ander, maar het liefst pakte ik alles direct op. Door mijn tijd bij 113 heb ik mij verder ontwikkeld in het aangeven van mijn grenzen en het stellen van prioriteiten. Collega’s waardeerden het dat ik altijd duidelijk aangaf of ik iets kon doen en op welke termijn. Ik heb terug gehoord dat collega’s hierdoor niet bang waren om mij teveel te vragen en dat ze hierdoor er vanuit konden gaan dat het ook echt tijdig gebeurde als ik iets had toegezegd.

Typisch Jong Morgens

Proactief ontzorgen en verbinding

Met alles wat ik initieerde of oppakte vroeg ik mijzelf af hoe we dit makkelijker kunnen maken voor programmamedewerkers, zonder af te doen aan de kwaliteit. Denk bijvoorbeeld aan het aanleveren van rapportages door projectleiders. Wat kan ik doen om dit voor hen zo duidelijk en makkelijk mogelijk te maken, zodat projectleiders zich kunnen focussen op de inhoud van de rapportage? In mijn ogen is dit de kracht van Jong Morgens: het proactief ontzorgen van collega’s, waardoor je rust in de organisatie creëert. Daarnaast heb ik op verschillende manieren de verbinding tussen programmamedewerkers versterkt, zoals een weekstartbord voor de wekelijkse check-in met het programmateam en het inzetten van interactieve werkvormen tijdens bijeenkomsten.

Heb je naar aanleiding van mijn verhaal vragen? Stuur mij gerust een berichtje of bel mij op!

Als Morgens vinden we het belangrijk om onze maatschappelijke rol te vervullen. Dit doen we in onze opdrachten in onderwijs, zorg en overheid, maar dit doen we ook op andere manieren. Zo stellen we jaarlijks 1% van onze omzet beschikbaar voor goede doelen. Onze opdracht voor Stichting 113 Zelfmoordpreventie hebben we tegen een kortingstarief uitgevoerd.