De cultuur en geschiedenis van Jakarta ervaren, gewoon in Nederland bij de UB Leiden

Wie door de Universiteitsbibliotheek van Leiden (UBL) loopt, maakt een wereldreis door de geschiedenis. De UBL beheert en bezit uiteenlopende collecties bestaande uit boeken, kranten, tijdschriften en ander materiaal dat soms eeuwen oud is en uit verschillende landen afkomstig is. Wanneer je tussen die materialen loopt in het depot, of wanneer je een bezoek brengt aan de Asian Library, voelt het net of je even terug in de tijd kunt en de geschiedenis van een land kunt ervaren.

Eén van de landen waar de UBL collecties van beheert is Indonesië. De UBL heeft een kantoor in Jakarta waar informatiebronnen voor Leidse onderzoekers en studenten worden verzameld. In de (digitale) documentenstroom van Jakarta naar Nederland waren verbeteringen nodig. Met deze procesverbeteringen ging Iris Rienstra als projectleider aan de slag. Ze schrijft over haar ervaringen en over de verrassende wending van het project in deze klantcase.

De vraag en de aanpak

Softwaresystemen, opslagplaatsen, documenttypen en Indonesische woorden leren

De documenten die de UBL vanuit Jakarta ontvangt betreffen unieke collecties die ons meer vertellen over de historie, cultuur, politiek en etnische en religieuze conflicten in Indonesië. Sinds de UBL het beheer van deze documenten zo’n 10 jaar geleden heeft overgenomen van het KITLV worden de documenten vanuit Jakarta dan wel fysiek, dan wel als digitale scan, overgebracht naar de UBL. Dit proces wordt in Jakarta bemoeilijkt door klimatologische factoren (fysieke documenten blijven niet lang goed), door de infrastructuur (zwakke internetverbinding), tijdsverschil en verschillende wetgeving (met name rondom copyrights). Bij de UBL was er bij aanvang van dit project nog geen passend systeem voor opslag en beschikbaarstelling van de digitale documenten. Mijn opdracht was dan ook om het proces van de digitale documentenstroom, de opslag en beschikbaarstelling van documenten uit Jakarta te verbeteren. Belangrijk daarbij was het om de wensen en eisen van gebruikers als basis te zien voor besluiten in het project.

Om de nodige verbeteringen in kaart te brengen richtte ik me op het analyseren van de documentenstroom, de workflow en de verdeling van rollen daarbij. Indonesische woorden als ‘majalah’ en ‘publikasi’ werden me al snel eigen. Ik ontdekte dat er veel mensen bij dit project betrokken waren (denk aan medewerkers digitale dienstverlening, collectiebeheerders, een team van scanners in Jakarta en de beheerders van opslagsystemen), en dat het nodig was de kennis van deze mensen bij elkaar te brengen. Samen met betrokkenen stelden we een overzicht van gebruikerswensen en technische eisen op. Door met betrokkenen in gesprek te gaan en sessies met hen te organiseren kregen we een duidelijker beeld bij de documenten waar het om gaat, de mogelijke opslagsystemen, de documentenstroom en wat er nodig was om verbeteringen door te voeren.

Een verrassende wending

Gedurende deze gesprekken werden we gewezen op een nog niet eerder gebruikt opslagsysteem waar de UBL al wel toegang toe had, maar nog geen gebruik van maakte. Dit systeem leek dermate geschikt dat we een pilot hebben opgezet om de functionaliteiten van het systeem te testen. We ondervonden dat het systeem voor een deel van de documenten een oplossing bood.

Het resultaat

Verbeterde opslag en beschikbaarstelling en een handleiding voor vergelijkbare projecten

Met dit project hebben we een goed overzicht verworven over de documenten uit Jakarta die de UBL beheert, over hoe (opslag)systemen zich tot elkaar verhouden, over de mogelijkheden en beperkingen van een nieuw opslagsysteem en over hoe om te gaan met copyright. Met deze inzichten ligt er een basis om documenten uit Jakarta goed onder te brengen en voor gebruik beschikbaar te stellen, maar ook voor vergelijkbare projecten in de toekomst. Daarnaast hebben we ons tijdens het project op interne en externe kennisdeling gericht om onderling van elkaar te leren. Dit heeft ervoor gezorgd dat het nieuwe opslagsysteem een bredere interne interesse heeft gewekt.

Geleerde lessen

Met veel mensen samenwerken, een goede basis en nieuwe kennis opdoen

In dit project heb ik geleerd dat het goed is om mensen met verschillende kennisachtergronden snel bij elkaar te brengen zodat je stappen kunt zetten in het project. Daarnaast was het nodig om de tijd te nemen voor de analysefase, omdat hiermee de basis werd gelegd voor een duurzame en echt passende oplossing. Ten slotte heb ik veel geleerd over digitale infrastructuur, opslagsystemen, Indonesische documenten en het belang van het verwerven daarvan. Ik heb een achtergrond in de zorg en vond het erg leuk om me in zo’n, voor mij, onbekend onderwerp te verdiepen.

Een echte Jong Morgens opdracht

Ik zou dit project omschrijven als een puzzel, waarbij het resultaat alleen kon worden behaald door de juiste kennisstukjes op de juiste plek te leggen. Nu vind ik puzzelen al heel leuk, maar om de opdracht extra leuk te maken gaf ik af en toe een Jong-Morgens draai aan onze werkzaamheden. Zo vierden we de besluiten die we in een overleg namen met alcoholvrije prosecco en deden we de online brainstormsessies op een creatieve manier in Mural. In combinatie met de leuke mensen waarmee ik mocht samenwerken maakte dit de opdracht voor mij tot een succes. Ik heb een hele leuke tijd gehad bij de UBL!