Cases / Onderwijs
"We zijn erg tevreden met de uitwerking van de teamrollen zoals die er nu ligt. Het biedt ons als academie een duidelijke en stevige basis om samen verder te bouwen en te verbeteren."
Birgit van Veghel, adjunct-directeur ACI, Avans HogeschoolBij Avans Creative Innovation (ACI), onderdeel van Avans Hogeschool, ontstonden na een academiefusie diverse veranderopgaven. De directie van de nieuwgevormde academie zocht ondersteuning bij het verduidelijken van teamrollen, het structureren van directie-overleggen en het verbeteren van interne communicatie. Jong Morgens consultant Naomi bracht structuur en helderheid in een organisatie in transitie.
Avans Creative Innovation (ACI) is onderdeel van Avans Hogeschool, een hogeschool gevestigd in verschillende steden in Brabant. ACI is een academie die een paar jaar geleden ontstond uit een fusie van diverse kunst-, communicatie- en designopleidingen, wat de nodige veranderingen met zich meebrengt.
Naast hun lesgevende taken vervullen docenten ook verantwoordelijkheden op het gebied van bijvoorbeeld kwaliteitszorg en werkveldcontacten. Door de recente fusie verschilden deze rollen per team, wat leidde tot veel onduidelijkheid. Binnen ACI bestond daarom behoefte aan een projectleider om teamrollen binnen de opleidingsteams te verduidelijken.
Naomi bracht de behoeften en de huidige werkwijze in kaart. Vervolgens zijn via interactieve input-sessies met teamcoördinatoren de eerste concepten van nieuwe teamrollen ontwikkeld. Elke potentiële rol werd visueel gepresenteerd op posters, waarop deelnemers feedback gaven d.m.v. post-it’s. Dit werd in vervolgsessies met de opleidingsteams verder uitgediept en besproken.
Naomi bewaakte het overzicht, zette acties uit en zorgde ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment betrokken werden.
Het nieuwe directieteam van ACI zocht naar een effectieve inrichting van hun directie-overleggen met meer structuur en een helder proces voor de besluitvorming en opvolging van acties. Naomi identificeerde knelpunten door zelf aanwezig te zijn bij de overleggen en ging hierover in gesprek met de directie en managementassistentes.
Tot slot was er binnen de academie behoefte aan transparante en frequente interne communicatie. Naomi pakte deze vraag op met een aanpak die kenmerkend is voor Jong Morgens: een hands-on mentaliteit gecombineerd met het actief betrekken van relevante stakeholders. Door samen te werken met de organisatie werd de basis gelegd voor een duurzame verbetering van de interne communicatie.
Binnen de opleidingsteams zijn de teamrollen nu duidelijk. Er ligt een organisatieplan waarin verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden per rol uitgebreid zijn beschreven. Dit stimuleert eigenaarschap en biedt houvast. Een mooie basis waar een deel van de teams per direct al mee werkt en andere teams gefaseerd naartoe bewegen.
De directie van ACI werkt met een nieuw agendaformat en een helder proces voor de directie-overleggen, wat zorgt voor meer structuur en houvast in de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de overleggen. Ook de managementassistentes ervaren meer duidelijkheid, waardoor zij hun ondersteunende rol nog beter kunnen vervullen.
Processen, zoals het plaatsen van SharePoint berichten en het versturen van nieuwsbrieven, zijn op gang gebracht en belegd bij de juiste personen, waardoor communicatie nu een vast onderdeel is van de organisatie en medewerkers meegenomen worden in wat er speelt.
Deze opdracht stond in het teken van verandermanagement in de praktijk. De overgang naar nieuwe teamrollen vroeg veel van teams en leidde in eerste instantie tot terughoudendheid. Door actief ruimte te geven aan deze gevoelens en ze serieus te nemen, ontstond er meer begrip en betrokkenheid. Dit maakte het mogelijk om samen verder te bouwen aan de gewenste verandering.
Wat deze opdracht typisch Jong Morgens maakt, is dat we met een frisse blik, een flinke dosis daadkracht en tegelijkertijd gestructureerd te werk gaan in een organisatie om zo structuur en duidelijkheid te brengen in processen en rollen, én duurzame verandering en eigenaarschap te realiseren binnen teams.
Wil je doorpraten naar aanleiding van deze case? Neem gerust contact op, we vertellen je graag meer.