De vraag en de aanpak
Behoefte aan structuur en eenduidigheid
De afgelopen tijd is het aantal EU-burgers dat zich meldt bij de Regenboog Groep gestegen. De hogere vraag naar opvang en ondersteuning legde bloot dat het overzicht in (zorg)voorziening voor deze doelgroep ontbrak. Medewerkers werkten op basis van persoonlijke gewoontes en intuïtie, wat leidde tot verschillende behandeling van cliënten en kwetsbaarheid bij personeelsuitval. Bovendien vroeg een nieuw ingevoerde landelijke checklist voor gelijke behandeling om meer uniformiteit en duidelijkheid in de processen.
Toetsen, toetsen, en nog eens toetsen
Jong Morgens kreeg de opdracht om de processtappen die maatschappelijk werkers doorlopen bij de opvang van EU-burgers helder en overzichtelijk in kaart te brengen. Om gestructureerd te kunnen werken verdeelden we ons in tweetallen en gingen we ieder met een eigen doelgroep – zelfredzaam, crisis en OGGZ – aan de slag. Deze verdeling in doelgroepen was bekend bij DRG en bracht structuur aan ons project. Daarna: tijd om de processen in kaart te brengen!
Het startschot van het project was in mei: een leuke en informatieve kick-off waarna we met veel informatie de eerste versie van de processen konden optekenen. Deze toetsten we tijdens een teamdag met een tiental maatschappelijk werkers van DRG, die waardevolle praktijkervaring en feedback deelden. Terug naar de tekentafel, waarna er nog een laatste verdiepende toetsing plaatsvond met een kleinere groep. Eind september rondden we het project af in een sessie met alle betrokkenen waarin we de uitgewerkte processen presenteerden en aan de hand van casussen samen doorliepen.
Het behaalde resultaat
Visuele proceskaarten
Het resultaat van dit project bestaat uit drie visuele proceskaarten, die medewerkers houvast bieden in hun dagelijks werk. De stappenplannen zijn fysiek beschikbaar op kantoor en meerdere locaties van de Regenboog Groep, en daarnaast ook online gedeeld. Zo zijn ze voor alle medewerkers eenvoudig toegankelijk.
De opdrachtgever en medewerkers hebben aangegeven dat zij verwachten dat de proceskaarten voor meer rust, uniformiteit en een betere onboarding gaat zorgen.
Borging in de organisatie
Om de resultaten duurzaam te verankeren, zijn proceseigenaren aangewezen. Zij zijn verantwoordelijk voor het actueel houden van de plannen en het gebruik ervan bij casuïstiek. Dit helpt de organisatie om eenduidige werkwijzen te blijven hanteren en continu te verbeteren.
De feedback was positief: maatschappelijk werkers gaven aan dat de visuele processen overzicht en herkenning bieden, en de opdrachtgever benadrukte de waardevolle gesprekken die bijdroegen aan meer inzicht en effectiviteit.
Geleerde lessen
Dit leuke en complexe project heeft ons veel geleerd over samenwerking en hulpverlening. Ondanks dat er nog veel meer lessen zijn, lichten we er twee uit die ons zullen bijblijven:
- Mensenwerk is complex. Hulpverlening laat zich niet altijd vangen in strakke schema’s. Toch helpen duidelijke processen om structuur te bieden zonder het menselijke aspect te verliezen.
- Toetsen op de werkvloer is cruciaal. Door de processen steeds weer te spiegelen met maatschappelijk werkers, zorgden we ervoor dat de plannen aansloten bij de praktijk en direct toepasbaar waren.
Typisch Jong Morgens
Wat dit project typisch Jong Morgens maakt, is de combinatie van een fijne, constructieve samenwerking en het brengen van een frisse blik. Als lichting hebben we het traject in tweetallen opgepakt, maar altijd toegewerkt naar één samenhangend geheel. Daarnaast was er continu nauw contact met de opdrachtgever, wat essentieel was om de hulpvraag goed af te stemmen. Daarbij brachten we als buitenstaanders een nieuw perspectief op bestaande uitdagingen, en stelden we hierover (kritische) vragen. Hiermee daagden we de maatschappelijk werkers uit om met een scherpe blik naar hun eigen werk en werkprocessen te kijken.
Het resultaat: een project waarin we niet alleen De Regenboog Groep verder hielpen, maar waarin wij zelf ook leerden hoe je complexe maatschappelijke vraagstukken vertaalt naar praktische en werkbare oplossingen.