Digitaliseren kun je leren! Van videobanden naar streaming bij de UB Leiden

Wanneer was de laatste keer dat jij een dvd keek? En een videoband? Hoewel deze vragen een vlaag aan nostalgie teweeg brengen, is het antwoord waarschijnlijk tien jaar geleden of meer. Sinds de komst van streaming en bijbehorende diensten, zoals Netflix en HBO, zijn dvd’s en videobanden steeds meer relikwieën uit het verleden geworden. Zo merkten ook de Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL).

Door de afgelopen decennia heen bouwde voornamelijk de hoofdbibliotheek een enorme filmcollectie op, eentje waar onderzoekers en studenten lang dankbaar gebruik van maakten. Echter raakt deze collectie de laatste jaren steeds meer buiten gebruik. Daarom besloot de bibliotheek een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar de mogelijkheden om haar filmcollectie te digitaliseren. Met dit onderzoek ging Wouter Gerritsen als projectleider aan de slag. In deze blog vertelt hij over zijn aanpak, een vergeten harde schijf en de toekomst van streaming voor de UBL.

De aanleiding en de vraag:

Laptops zonder dvd-spelers, corona en een kelder vol videobanden.

“Hoe zorgen we ervoor dat docenten en studenten relatief eenvoudig gebruik kunnen blijven maken van onze uitgebreide filmcollectie?” Dat was de vraag die de Universitaire Bibliotheken Leiden stelden aan de voorhand van dit project. De organisatie merkte dat studenten minder en minder gebruik maken van dvd’s, mede doordat veel moderne laptops geen dvd-speler meer hebben. Videobanden zijn zelfs bijna geheel buiten gebruik geraakt. Daarbij zijn door corona trends als digitalisering en onderwijs op afstand in een stroomversnelling geraakt. Het is daarom niet zo gek dat docenten zich afvroegen of het niet mogelijk is om de filmcollectie van de UBL via streaming beschikbaar te stellen. Om hierachter te komen was het echter eerst noodzakelijk om een aantal zaken goed uit te zoeken. “Want hoe groot is de collectie nu precies en om wat voor materiaalsoorten gaat het? Digitaliseren, mag dat überhaupt en hoe moeten we dat aanpakken? En hoe zit dat eigenlijk met streamen en copyright?” Als projectleider ben ik aan de slag gegaan om deze vragen zo goed mogelijk te beantwoorden. Het doel hierbij was om overzicht te creëren en een eindadvies samen te stellen wat de UBL zou helpen om een beslissing te maken over de toekomst van haar filmcollectie. Hierbij was het essentieel om op het juiste moment tussen de verschillende experts van de bibliotheek te schakelen.

De aanpak:

Functionele eisen vs. de mogelijkheden

In samenspraak met verschillende experts en de stuurgroep is al snel besloten om het project in twee fases op te delen. Allereerst is gekeken naar de vraagkant van het hele verhaal. Dit is uiteindelijk samengevat in een set functionele eisen en wensen, om vervolgens te worden afgezet tegen de beschikbare systemen. Om de vraagkant rond te krijgen heb ik veel geschakeld met verschillende experts. Zo maakte de copyrightspecialist een samenvatting van het auteursrecht en film en stelde de metadata specialist een lijst samen met al het videomateriaal van de UBL. Om de gebruiker centraal te stellen heb ik daarnaast ook een gebruikersonderzoek uitgevoerd onder docenten.
De vele gesprekken met diverse medewerkers gaven mij een goed overzicht van de hele filmcollectie. Eén van de interessante uitkomsten is dat een deel van de Aziatische filmcollectie in de beginjaren 2000 al is gedigitaliseerd.

Na het afzetten van de functionele eisen tegen de beschikbare systemen werd duidelijk dat de bibliotheek al een geschikt systeem in huis heeft. Dit is een videoplatform dat momenteel door de Universiteit Leiden wordt gebruikt om video’s te delen en online les te geven. Daarom hebben we vervolgens besloten om een Proof of Concept uit te voeren met dit platform. Deze bestond uit het aanbieden van één gedigitaliseerde Japanse speelfilm via streaming op. Dit leverde een mooi tastbaar resultaat op na zoveel onderzoek.

Het resultaat

Een goed overzicht en grip op de toekomst

Aan het einde van dit project heeft de UBL een goed overzicht gekregen van haar filmcollectie. Daarnaast ligt er een duidelijk overzicht van de functionele eisen/wensen waar streaming aan moet voldoen op basis van het copyright en de wensen van docenten. Ook heeft de UBL een stappenplan van hoe zij haar collectie zou kunnen digitaliseren en aanbieden via het programma Kaltura. Tot slot heb ik in een eindadvies gepresenteerd welke vervolgstappen de bibliotheek kan nemen betreft digitalisering en streaming. Een mooi resultaat waar de UBL erg enthousiast over is en direct mee aan de slag kan.

Geleerde lessen

Enthousiasme, beginnersfouten en een open organisatie

Ik heb de UBL ervaren als een open en vriendelijke organisatie waar mijn enthousiasme gewaardeerd werd en er voldoende ruimte was voor beginnersfouten. Naast het feit dat er mooie resultaten zijn behaald, is het niet zo vreemd dat je bij je eerste opdracht als projectleider een aantal kleine fouten maakt. Dit vind ik alleen maar waardevol, aangezien je het meeste leert van je fouten zolang je goed reflecteert. Zo heb ik geleerd dat het bij een project essentieel is om duidelijke deadlines te stellen en deze goed te communiceren. Zo waarborg je de voorgang en weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast heb ik geleerd dat “de beller is sneller”. Ondanks dat mailen zijn tijd en plaats heeft, is het vaak nog zinvoller om mensen actief te benaderen.

Typisch Jong Morgens

Verantwoordelijkheid en nieuwe energie

Als ik deze opdracht zou moeten omschrijven, zou ik zeggen dat deze te vergelijken is met een wereldkaart die steeds verder opengevouwen wordt. Elk gesprek leidde weer tot nieuwe informatie, nieuwe aanwijzingen en een nieuw stukje van de kaart. Dit vond ik een super interessant proces. Daarnaast was het een typische Jong Morgens opdracht doordat ik veel verantwoordelijkheid kreeg en de kans pakte om een project dat al even op de plank lag nieuw leven in te blazen. Hierdoor heb ik enorm veel kunnen leren en heeft de UBL daarnaast kunnen profiteren van deze frisse wind. Ik ben de UBL en al haar medewerkers dan ook enorm dankbaar voor deze mogelijkheid en de leuke tijd.

“Wouter is er, door veel gesprekken te voeren en informatie te ordenen, in geslaagd om in relatief korte tijd een prima advies uit te brengen. Daar kan de UBL mee verder! Vooral zijn zelfstandige werkwijze en enthousiasme vielen op.”